沼メモ

FF14(槍鯖)、その他ゲームやらなんやらの話題を書きたい。

自分のお仕事Tips、またはいかにして書類のミルフィーユを崩していくかという話

私が仕事で直面している課題を客観視してみるために、備忘録として文章にしてみようって感じで書いてみる。


内容としては、仕事が入りまくって優先順位をつけるどころでなくなった場合は、優先順位とか効率とかを無視して、全ての書類をいったん視界から消して、1つずつやるといいかもしれないという記事。


ここから本題

先日の私の仕事場の机は散々な状態であった。
Aの書類(書きかけ)の上に、B、C、またA関連の書類、Dの書類、その上に名刺入れが広げられ、その上に机を離れている間に置かれた業者の見積書。まさに「書類のミルフィーユやー!」と叫びたい状況だった。当の私はと言うと施設の修理からようやく帰って、さて何の書類をしていたのかと思い出しながら、急速に疲れが増加しているのを感じていた。


原因

私には経験則にのっとって以下のようなルールで動いているように思う。

①後でやろうとすることは忘れる(およそ70%の確率)。よって忘れないようにするには、依頼されたらすぐにそれに取り組み、次の人の工程まで仕事を進める必要がある。

②Aの仕事の途中で、別の仕事の依頼を受けた場合は、視界に入るところに書類を置いた状態で席を立つ(視界から入らないものは記憶から消えるから)。戻ったら上にある書類から片付ける。

前の職場ではある程度自分のペースで仕事を進められたので、これで大体問題なかった。

しかし、今の職場は業務が薄く広く存在しており、申請書類を書けば、物品の管理も行い、委員会の議事録を書き、何かが壊れたら修理に向かい、業者が訪ねてくればとりあえず応対する必要がある。

書類を書いていたら、修理してくれと呼び出され、ようやく席に戻ったら業者に呼び出され、戻ったらこの仕事頼むと書類を渡され、それを片付けていたら、物品の請求で何かトラブルがあったらしく相談が来る。下手したら10分ごとに呼び出されるときすらある。

そんなわけで、片付け切れない仕事が堆積し、書類のミルフィーユが作られることになる。

 

問題

この状態の最大の問題は、作業が進んでいないのに行動エネルギーが消耗していくことだ。
何かをやろうとするときにタスクの大きさに応じて行動エネルギーを消耗して活動する。だが、書類のミルフィーユ状態においては、「さあAをやるぞ」と作業を初めても、ふとBの書類を見て「あ、こっちもやらないといけないんだった。忘れないうちに取り掛からないと」とBの書類に手をかける(エネルギー消費)。さらにBの途中にCの書類が目に入ると「そろそろCもやらないと」とCの書類に手をかける(エネルギー消費)。さらにCの途中にAをやり…、以下無限ループ。
①の特性ゆえ、後でやろうとすると忘れる恐怖があり、目に入ると強迫的に次の書類に取り掛かってしまうのだろう。

それぞれ作業が途中でぶつ切りになるわけなので、次に再開するときはそれまで何やってたか思い出す作業が必要になる。その分余計に行動エネルギーが消費され、作業は全然進まないのに行動エネルギーだけが枯渇していくという最強最悪のデバフになる。

 

これまでの失敗した対応

①メモを取る。→多少効果はあるが、後の「メモを見る」タスクが記憶から消えることも多いため根本的な解決にならず。


GTDを行う。→惜しかったが、インボックスに入れるメモを書いている途中で他の仕事が入ったり、インボックスに次々に仕事が入ってパンクしたりして最終的にグダグダになった。


③タスクを紙に書きだして、順番に1つずつ消化していく。→紙に書き出している途中で呼び出されたりして紙に書き出すこと自体が困難な時がある。

 

今回の対応

1.まずミルフィーユを「背中側」へ全て置く。机の上には事務用品以外何も置かない

大事なのは視覚に書類が入らないようにすることと、十分に広い作業スペースをとることです。目に入るからやりたくなるので、気をそらすものは物理的に視界から消しましょう。

2.ミルフィーユの上から1種類だけ書類を作業スペースに置く

作業スペースに置く書類は必ず1種類だけです。これも一緒にやったら効率いいなとか絶対に考えてはいけません。効率的とか後でまとめてとか考えた結果がミルフィーユです。どれほど非効率的に思おうが、作業スペースに書類は1種類だけしかおいてはいけません。

3.作業スペースの書類に対して、自分が何かする必要がなくなるまでアクションを行う

重要なのは今の自分にできることがなくなるまで、その書類のみに専念することです。新しく仕事を依頼されても「ちょっと今手付けてるのがあるので、後でいいですか~…」で可能な限り乗り切りましょう。どうしても駄目なときは…、仕方ないので頼まれた仕事を1番に終わらせます。ただし、その場合も作業スペースは1種類の書類だけしか置かないことを徹底しましょう。

4.上から1種類ずつやってったら期限切れの仕事が出てきた!

諦めてごめんなさいしましょう。クビにならないように祈ってください。
まじで失敗したらクビになるレベルのクリティカルな仕事を抱えているなら、仕方ないので1.の段階で選別して速攻行ってください。

 

考察

こう考えていくと、とりあえず仕事量をコントロールするのが先じゃねと思わなくもないが、「仕事量を調整する」などという超複雑なタスクをこなせるならそもそもミルフィーユなど作らないというね。

とりあえず、1つずつ1歩ずつ確実に仕事を終了させるのが大事だなーと思う今日この頃でございます。